La resolución de problemas es el proceso de revisar cada elemento de un problema para que pueda llegar a una solución. Los pasos de resolución de problemas cubren múltiples aspectos del mismo que puede reunir para encontrar una solución. Ya sea en un grupo de forma colaborativa o independiente, el proceso sigue siendo el mismo, pero el enfoque y los pasos pueden diferir.
Para encontrar un enfoque de resolución de problemas que funcione para usted, su equipo o su empresa, debe tener en cuenta el entorno en el que se encuentra y las personalidades que lo rodean.
Conocer a los personajes en la sala lo ayudará a decidir cuál es el mejor enfoque para intentar y, en última instancia, llegar a la mejor solución.
Imagen de mohamed Hassan en Pixabay
5 pasos para la resolución de problemas
No importa cuál sea el problema, para resolverlo, casi siempre debe seguir estos pasos para resolverlos. Omitir alguno de estos pasos puede hacer que el problema vuelva a surgir o que la solución no se implemente correctamente. Una vez que conozca estos pasos, podrá ser creativo con el enfoque que adopte para encontrar las soluciones que necesita.
Resolución de problemas: Definir el problema
Debe definir y comprender el problema antes de comenzar, ya sea que lo resuelva de forma independiente o en grupo. Si no tiene una visión única de cuál es el problema, podría estar arreglando algo que no necesita arreglarse, o solucionará el problema equivocado.
Dedique tiempo a desarrollar el problema, escríbalo y discútalo todo, para que tenga claro por qué ocurre el problema y a quién está afectando.
Resolución de problemas: Idear
Una vez que tenga claro el problema, debe comenzar a pensar en todas las soluciones posibles. Aquí es donde usted va a lo grande y amplio, ya que desea encontrar tantas soluciones alternativas como sea posible.
No se limite a tomar la primera idea; desarrolle tantas como pueda a través de la escucha activa, ya que cuanto más cree, más probable es que encuentre una solución que tenga el mejor impacto en el equipo.
Resolución de problemas: Decide una solución
Cualquiera que sea la solución que elija individualmente o en equipo, asegúrese de pensar en el impacto en los demás si implementa esta solución. Haz preguntas como:
- ¿Cómo reaccionarán ante este cambio?
- ¿Tendrán que cambiar algo?
- ¿A quién debemos informar de este cambio?
Implementar la solución
En esta etapa de resolución de problemas, prepárese para la retroalimentación y planifique para ello. Cuando implemente la solución, solicite comentarios sobre el éxito del cambio realizado.
Revisar, iterar y mejorar
Hacer un cambio no debe ser una acción de una sola vez. Dedique tiempo a revisar los resultados del cambio para asegurarse de que haya tenido el impacto requerido y haya alcanzado los resultados deseados.
Realice cambios cuando sea necesario para que pueda mejorar aún más la solución implementada.
4 técnicas para fomentar la resolución de problemas
Cada individuo o equipo tendrá diferentes necesidades y puede necesitar una técnica diferente para fomentar cada uno de los pasos de resolución de problemas. Pruebe uno de estos para estimular el proceso.
1-2-4 Todos Enfoque + Votación
El 1-2-4-Todos es un buen enfoque para resolver problemas que puede funcionar sin importar cuán grande sea el grupo. Todos están involucrados y puedes generar una gran cantidad de ideas rápidamente.
Las ideas y las soluciones se discuten y organizan rápidamente, y lo mejor de este enfoque es que los asistentes son dueños de sus ideas, por lo que cuando se trata de implementar las soluciones, no tiene más trabajo para obtener la aceptación.
Como facilitador, primero debe presentar al grupo una pregunta que explique el problema o la situación. Por ejemplo, “¿Qué acciones o ideas recomendaría para solucionar la falta de zonas de trabajo silenciosas en la empresa?”
1
Con la pregunta clara para que todos la vean, el grupo dedica 5 minutos a reflexionar sobre la pregunta individualmente. Pueden anotar sus pensamientos e ideas en Post-Its.
2
Ahora pida a los participantes que busquen una o dos personas más para discutir sus ideas y pensamientos. Pídale al grupo que se mueva para encontrar un compañero para que puedan mezclarse con nuevas personas. Pida a las parejas que pasen 5 minutos discutiendo sus ideas y pensamientos compartidos.
4
Luego, divida al grupo en grupos de dos o tres parejas para formar grupos de 4-6. Cada grupo no debe tener más de seis, ya que se reducen las posibilidades de que todos puedan hablar. Pídale al grupo que discuta una idea interesante que hayan escuchado en rondas anteriores, y cada miembro del grupo comparte una.
Posteriormente, el grupo debe elegir su solución preferida para el problema. Esto no tiene que ser votado, solo uno que resonó más con el grupo. Luego pida tres acciones que podrían tomarse para implementar este cambio.
Todos
Vuelva a reunir a todos como grupo y haga preguntas abiertas como «¿Qué es lo único que discutieron que se destacó para usted?» o “¿Hay algo que ahora ves diferente después de estas discusiones?” Al final de la sesión, tendrá múltiples enfoques para resolver el problema y todo el grupo habrá contribuido a las futuras soluciones y mejoras.
The Lightning Decision Jam
Esta es una excelente manera de resolver problemas en colaboración y acordar una solución o experimento que desea probar de inmediato. Fomenta la toma de decisiones en equipo, pero al mismo tiempo, el individuo puede transmitir sus ideas y comentarios.
Si, como equipo, tiene un área en particular que desea mejorar, como el entorno de la oficina, por ejemplo, este enfoque es perfecto para incorporarlo en los pasos de resolución de problemas. El enfoque sigue un ciclo simple.
Hacer una nota – Pegarla en la pared – Votar – Priorizar
Usando notas adhesivas, la técnica identifica los principales problemas, fomenta las soluciones y abre el grupo para la discusión. Permite que cada miembro del equipo desempeñe un papel activo en la identificación de problemas y formas de resolverlos.
Mapas mentales
Los mapas mentales son una fantástica herramienta de pensamiento visual que le permite dar vida a los problemas construyendo las conexiones y visualizando las relaciones que componen el problema.
Puede usar un mapa mental para ampliar rápidamente el problema y darse una idea completa de las causas del problema, así como de las soluciones. El objetivo de un mapa mental es simplificar el problema y vincular las causas y soluciones al problema.
Cómo crearlo
Para crear un mapa mental, primero debe crear el tema central (nivel 1). En este caso, ese es el problema. A continuación, cree los temas vinculados (nivel 2) que coloca alrededor y conéctelos al tema central principal con una línea simple.
Si el tema central es «El cliente siempre cambia de opinión en el último minuto», entonces podría haber vinculado temas como:
- ¿Con qué frecuencia ocurre esto?
- ¿Por qué están haciendo esto?
- ¿Qué están pidiendo?
- ¿Cómo lo piden?
- ¿Qué impacto tiene esto?
Agregar estos temas de enlace le permite comenzar a desarrollar las causas principales del problema, ya que puede comenzar a ver la imagen completa de lo que necesita solucionar. Una vez que esté satisfecho de haber cubierto la amplitud del problema, puede comenzar a idear cómo solucionarlo con los pasos de resolución de problemas.
Ahora, comience a agregar subtemas (nivel 3) vinculados a cada uno de los temas de nivel 2. Aquí es donde puede comenzar a buscar soluciones e ideas para ayudar a solucionar el problema.
Para cada uno de los temas vinculados (nivel 2), comience a pensar en cómo puede prevenirlos o mejorarlos. Como esto son solo ideas en papel, escribe cualquier cosa que se te ocurra, ¡incluso si crees que el cliente nunca estará de acuerdo!
Cuanto más escriba, más ideas tendrá hasta que encuentre una o dos que puedan resolver el problema principal.
Una vez que se quede sin ideas, dé un paso atrás y destaque sus soluciones favoritas para llevarlas adelante e implementarlas.
Los 5 “por qué”
Los cinco por qué pueden sonar un poco controvertidos, y no debería intentarlo sin preparar al equipo de antemano.
Preguntar «por qué» es una excelente manera de profundizar en la raíz del problema para que el individuo o el equipo realmente piensen en la causa. Cuando surge un problema, a menudo tenemos ideas preconcebidas acerca de por qué ha ocurrido este problema, que generalmente se basa en nuestras experiencias o creencias.
Comience con la descripción del problema y luego el facilitador puede preguntar «¿Por qué?» cinco veces o más hasta llegar a la raíz del problema. Al principio es difícil que te sigan preguntando por qué, pero también es satisfactorio cuando llegas a la raíz del problema.
Como facilitador, aunque el enfoque básico es preguntar por qué, debe tener cuidado de no guiar al participante por una sola ruta.
Para ayudar con esto, puede usar un mapa mental con el problema en el centro. Luego haga una pregunta de por qué que dará como resultado múltiples temas secundarios en torno al problema central. Tener esta representación visual del problema lo ayuda a desarrollar preguntas más útiles sobre el por qué.
Una vez que llegue a la raíz del problema, no olvide ser claro en las acciones para implementar una solución para resolverlo.
Para solucionar un problema, primero debe estar en una posición en la que lo comprenda completamente
Hay muchas formas de malinterpretar un problema, y la mejor manera de entenderlas es a través de una conversación con el equipo o las personas que lo experimentan. Una vez que esté alineado, puede comenzar a trabajar en las soluciones que tendrán el mayor impacto a través de pasos efectivos para la resolución de problemas.
Para los problemas más significativos o difíciles de resolver, a menudo es recomendable dividir la solución en acciones o mejoras más pequeñas.
Pruebe estas mejoras en iteraciones cortas y luego continúe las conversaciones para revisar y mejorar la solución. La implementación de todos estos pasos lo ayudará a eliminar los problemas y encontrar soluciones útiles cada vez.