La Regla 80/20 o Principio de Pareto, llamada así por el economista italiano del siglo XIX Vilfredo Pareto, quien descubrió que aproximadamente el 80% de la tierra italiana en 1896 era propiedad del 20% de la población, se ha convertido en un axioma común en los negocios y en la vida.
El principio fue destacado en 1992 por un informe del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo que mostraba que aproximadamente el 80% de la riqueza mundial estaba en manos del 20% de la población.
Las empresas informaron que el 80% de sus ventas provienen del 20% de sus clientes y Microsoft descubrió que si solucionan el 20% de la mayoría de los errores informados eliminan el 80% de los problemas en su software.
Parece que el Principio de Pareto está a nuestro alrededor.
Cuando se trata de nuestra propia productividad, se puede aplicar el principio de que el 80% de nuestros resultados provienen del 20% de nuestros esfuerzos. El truco es descubrir cuál es ese 20% para que podamos aplicar nuestro mayor esfuerzo a ese 20% y eliminar la mayor parte del 80% que no produce los resultados que queremos.
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¿Cómo funciona la regla 80/20?
Pareto notó que las personas en la sociedad se dividían en dos categorías:
- Los «pocos vitales», que consistían en el 20 por ciento superior con respecto al dinero y la influencia.
- Los «muchos triviales», también conocidos como el 80 por ciento inferior.
A medida que investigó esto más a fondo, descubrió que esta división no se aplicaba solo al dinero y la influencia, sino también a otras áreas. Prácticamente toda la actividad económica estaba sujeta a su observación previa.
Observó que el 80% de la riqueza de Italia en ese momento estaba controlada por solo el 20% de la población.
Se reduce a una verdad universal: todas las cosas no son creadas iguales. Cada entrada no conduce a la misma salida.
Claro, en un mundo ideal, cada minuto de su tiempo, cada gramo de su esfuerzo, cada decisión en su agenda sería igualmente importante. Pero en el mundo real, solo el 20% de lo que haces es lo que realmente importa.
Entonces, ¿Qué significa eso para ti?
Esta es la conclusión clave: debe concentrar sus esfuerzos en el 20% que le dará la mayor recompensa por su tiempo. Tu atención es un recurso finito. Por lo tanto, se trata de ser estratégico con la gestión del tiempo y tratar de maximizar el tiempo que dedica a los asuntos importantes.
No te distraigas con preocupaciones triviales. Ocupa tu tiempo con lo que más importa.
Puedes aplicar la regla 80/20 a casi cualquier cosa en tu vida. Use el principio para establecer metas efectivas o optimizar su horario de trabajo. E igualmente, puede aplicarlo a su vida familiar, objetivos de acondicionamiento físico y más.
¿Cuál es un ejemplo de la regla 80/20?
La regla 80/20 está en todas partes. Una vez que aprenda cómo funciona, comenzará a reconocerlo en casi todos los aspectos de su vida.
Hay un ejemplo que ha sido muy importante en los negocios. Es el hecho de que alrededor del 20% de los clientes representan el 80% de las ventas de una empresa.
La capa superior de los consumidores de una empresa son sus grandes gastadores leales. Son los que han estado con la empresa en las buenas y en las malas y están más dispuestos a pagar precios más altos.
Las empresas inteligentes enfocan su energía en mantener una relación a largo plazo con sus leales, un retorno más lucrativo de la inversión de su tiempo y esfuerzo.
Desde el desarrollo de esta regla, la humanidad ha utilizado esta proporción particular en todo tipo de situaciones. Incluso si la proporción no siempre es exacta, vemos que esta regla se aplica en muchas industrias y en la vida. Los ejemplos son:
- El 20% de las inversiones estratégicas podría representar el 80% de su capital.
- Y el 20% de los donantes podría contribuir con el 80% a tu recaudación de fondos.
- El 20% del contenido en línea que exhibe podría atraer el 80% del tráfico a su página web.
- O el 20% de los representantes de ventas generará el 80% de sus ventas totales.
- El 20% de los clientes representan el 80% de los beneficios totales.
- El 80% de los ingresos provendrá del 20% de los trabajadores.
¿Cómo se aplica incorrectamente la regla 80/20?
Simplemente, la regla 80/20 es «la ley de los pocos vitales». Es una jerarquía de importancia, donde algunas tareas, tiempo o inversiones valen más que el resto.
Pero desafortunadamente, debido a que el principio 80/20 está tan extendido, el concepto a menudo se ha malinterpretado.
No se deje engañar por estos 3 mitos:
80 + 20 = 100
A veces, las personas intentan crear un diagrama que explique la regla 80/20 con un gráfico circular. Una quinta parte del gráfico circular está etiquetada como 20% y el resto está etiquetada como 80%. Si bien aquellos de nosotros con habilidades matemáticas básicas podemos ver cómo esto suma 100%, el cálculo socava de qué se trata la regla.
La regla 80/20 argumenta que el 20% de la entrada crea el 80% de la salida. Las entradas y las salidas no son lo mismo y, por lo tanto, no se pueden colocar en el mismo gráfico circular. La regla 80/20 podría llamarse fácilmente la regla 55/3, si el 55% de los resultados fueran creados por el 3% de las entradas.
No te dejes atrapar por los números. Tanto 80 como 20 son solo ejemplos de un tipo de equilibrio desigual. El hecho de que sumen 100 es una coincidencia.
Eliminar el 80%
Un argumento en contra de la regla 80/20 es el siguiente: “Si sigues aplicando la regla 80/20, eliminando el derrochador 80%, eventualmente terminarás sin nada”. Supongo que las personas que argumentan este punto sintieron que estaban siendo inteligentes al usar una interpretación literal y matemática de la regla.
Una vez más, los números aquí no son tan importantes. Las aplicaciones reales son menos matemáticas. Cuando tiene una cantidad limitada de tiempo, no podrá realizar todas las tareas posibles.
La regla 80/20 sugiere que revise todas las tareas que normalmente podría realizar. Elija el 20% superior que genera la mayor cantidad de resultados y concéntrese en ellos. Cualquier tiempo que le quede se puede gastar en el 80% menos productivo.
80/20 a la perfección
Otra forma en que la regla se aplica incorrectamente es al desarrollar habilidades. Podría llevar dos años llegar a ser un 80% competente. Pero para obtener ese último 20% de habilidad, debe invertir otros 8 años.
Si bien este es un uso justo de la regla, el consejo con habilidades a menudo va en contra de la regla 80/20. En lugar de eliminar la necesidad de ese último 20%, invierte la mayor parte de su tiempo en dominar el último 20%.
El punto de la regla 80/20 es que debe minimizar el 80% ineficiente de las entradas. Hay ocasiones, por supuesto, en las que esta regla no se aplica. Dominar una habilidad puede ser una de esas áreas en las que el consejo 80/20 es defectuoso.
Sin embargo, al recomendar lo contrario de la regla 80/20, realmente no puede afirmar que la regla 80/20 se está practicando aquí. Eso sería como decir “la prisa hace el derroche” es el mismo consejo que “el que duda está perdido”.
Cómo utilizar realmente la regla 80/20 para la productividad
Así es como puede aplicar el principio de Pareto para aumentar su productividad:
Tenga absolutamente claro qué es lo que quiere lograr
La forma más fácil y efectiva de hacer esto es tener absolutamente claro qué es lo que estás tratando de lograr.
¿Cuál es el resultado que quieres lograr? La mayoría de las personas no tienen claridad sobre qué es lo que quieren lograr y, por lo tanto, se ven envueltas en trabajar en cosas que no aportarán una gran contribución al objetivo general.
Por ejemplo, si tiene un proyecto para mudarse de casa, pasar una cantidad excesiva de tiempo discutiendo el color que quiere que tengan las paredes, qué muebles le gustarían y qué plantas tendrá en el jardín no lo llevarán muy lejos a mudarse.
En cambio, decidir cuántas habitaciones y en qué ubicación le gustaría la casa le daría datos mucho más importantes para poder acudir a un agente de bienes raíces. Encontrará la casa adecuada mucho más rápido que hablando de colores, muebles y artículos en su jardín.
Antes de comenzar cualquier proyecto, haga una lista de todas las tareas involucradas para completar el proyecto y luego marque o resalte las tareas que le brindarán la mayor contribución para completar el proyecto. Esas tareas serán el 20% de las tareas que te llevarán el 80% del camino para completar el proyecto. Concéntrate en esos.
¿Cuáles son sus mayores y menores?
Jim Rohn acuñó esta pregunta y esencialmente significa que hay partes del trabajo que haces cada día que tienen una contribución directa al objetivo general que estás tratando de lograr.
Otras partes de su trabajo no tienen una contribución directa a ese objetivo, pero podrían describirse como tareas domésticas. El truco es saber cuáles son.
Brian Tracy a menudo habla de esto con el proceso de ventas. El momento principal es cuando estás frente al cliente hablando con él. El tiempo menor es viajar a ver al cliente o estar en reuniones con su gerente de ventas en la oficina.
Por supuesto, viajar para ver a su cliente o reunirse con su gerente de ventas es importante, pero no contribuyen directamente a su rendimiento de ventas, por lo que se clasificaría como tiempo menor.
Eche un vistazo a su calendario de la semana pasada e identifique qué tareas hizo que tuvieron el mayor impacto positivo en sus objetivos. Luego, planifique hacer más de esas la próxima semana para que esté trabajando en el 20% de las tareas que sabe que le llevarán a lograr el 80% de los resultados que desea.
Deja de pensar, empieza a hacer
Se dedica demasiado tiempo a planificar y pensar. Ahora, la planificación y el desarrollo de ideas tienen su lugar cuando estás creando tu propio negocio, pero hay una línea. Si pasa el 80% de su tiempo pensando y planificando, su negocio no se va a lanzar.
Se ven demasiadas personas planeando y pensando en lo que quieren hacer y no produciendo el contenido. Si dedica el 80% de su tiempo a producir contenido y el 20% de su tiempo a planificar su contenido, no importa para qué medio esté produciendo, verá resultados positivos. Si le das la vuelta a esa proporción, no verás muchos resultados.
Deténgase por un momento ahora mismo y pregúntese:
“¿Qué podría hacer hoy que me dé el 80% de los resultados que más deseo?”
Utilice su calendario para revisar cómo pasó su tiempo
Tu calendario es tu herramienta analítica más poderosa cuando se trata de ver cómo pasas tu tiempo cada semana. Si ves que pasas mucho de tu tiempo diario en reuniones y lidiando con problemas de compañeros de trabajo, encontrarás que no estás enfocado en el 20% donde están los resultados reales.
Si se ha tomado el tiempo de anotar las actividades que le dan el 80% de sus resultados, luego revise su calendario al final de la semana para ver dónde está pasando su tiempo y podrá hacer ajustes; para que esté más concentrado en las actividades que le brindan los mayores resultados positivos. Reserva tiempo cada día para trabajar en esas tareas.
Trate de eliminar aquellas tareas que no aportan mucho en términos de resultados. Si puede hacerlo, deléguelos a otras personas más capaces de completar esas tareas por usted para que pueda dedicar más tiempo cada semana a las tareas. Esto le dará un retorno mucho mejor de su inversión de tiempo.
Para aprovechar realmente el principio 80:20, debe ser consciente de dónde pasa su tiempo cada día.
Si es un productor de contenido, entonces debe producir contenido, no perder el tiempo analizando. Por supuesto, el análisis es importante si desea ver un crecimiento, pero sin contenido, no tendrá ningún análisis en el que basar su contenido futuro. Entonces, el 80% de su tiempo debe dedicarse a producir contenido.
Si está en ventas, si dedica el 80% de su tiempo a planificar sus llamadas de ventas y solo el 20% de su tiempo frente a sus clientes, su rendimiento de ventas no será muy bueno. Dale la vuelta a esa ración. Dedique el 20% de su tiempo a planificar sus llamadas y el 80% frente a sus clientes.
La regla 80/20 es el truco de productividad que muchos de nosotros necesitamos y por una buena razón
Como puedes ver, te ayudará a concentrarte y priorizar los aspectos más importantes de tu vida.
No solo eso, sino que maximizará esos resultados al mismo tiempo y garantizará que no pase demasiado tiempo trabajando en ellos.
Entonces, para que la regla 80/20 funcione para usted, recuerde esto:
- Ten muy claro qué es lo que quieres lograr. ¿Cómo será un resultado exitoso? Luego identifique el 20% de los pasos de acción que lo llevarán al 80% del camino.
- ¿Cuáles son sus mayores y menores? ¿Qué actividades diarias podrías hacer que crearán un movimiento constante para lograr lo que sea que quieras lograr? Haz eso todos los días.
- Reduzca la cantidad de tiempo que dedica a pensar en hacer algo y simplemente comience a hacerlo. Si pasa el 80% del tiempo pensando y solo el 20% de su tiempo haciendo, tiene la proporción al revés.
- Identifique qué pasos de acción ha tomado durante la última semana que tuvieron el mayor impacto positivo en sus objetivos. Haz más de ellos la próxima semana. Priorízalos y programa la hora en tu calendario.