Una de las formas más efectivas de ser más productivo es su gestión del tiempo. Desafortunadamente, el tiempo es algo que no puedes administrar. El tiempo es fijo. Todos tenemos veinticuatro horas cada día y no podemos cambiar eso.
No puedes tomar prestadas un par de horas de mañana y usarlas hoy. Esto significa que en lugar de tratar de administrar el tiempo en sí mismo, debemos administrar nuestra actividad. Eso es lo único que podemos manejar. Entonces, la pregunta a hacerse es: ¿qué harás en las veinticuatro horas que tienes cada día?
Comenzar desde ese lugar te da una gran ventaja porque te pones en control. Tú controlas lo que haces en el tiempo que tienes disponible. Hay muchas maneras en que puede administrar su actividad que se enfoca en lo que es importante.
7 métodos de gestión del tiempo que te ayudarán
Gestión del tiempo: El método Ivy Lee
Este es posiblemente el método más eficaz de gestión del tiempo y productividad que podría utilizar. El método Ivy Lee fue desarrollado por Ivy Lee a quien, en 1918, Charles M. Schwab, presidente y director ejecutivo de Bethlehem Steel, le pidió que creara una forma de mejorar la productividad de sus altos directivos.
Ivy Lee le dijo a cada gerente que escribiera las seis tareas más importantes que deben hacer al día siguiente en orden de prioridad en una hoja de papel y que la dejaran en su escritorio lista para el día siguiente. Cuando llegaron a la mañana siguiente, comenzaron a trabajar en la primera tarea y, una vez completada, la tacharon y comenzaron con la siguiente.
Si no puede completar las seis, las tareas que no complete deben trasladarse al día siguiente y repetir el proceso con otro conjunto de seis tareas. Lo que hace el Método Ivy Lee es que te concentres en lo que es importante. Con solo seis tareas disponibles, no pondrá tareas de bajo valor en su lista.
Hoy, con todas las herramientas digitales disponibles, esta es una forma sencilla de mantenerse enfocado en cosas críticas. Por ejemplo, puede usar un calendario, una aplicación de notas o un administrador de tareas dedicado para escribir su lista de seis.
Bloqueo de tiempo
El bloqueo de tiempo es un método de administración del tiempo en el que bloquea tiempo en su calendario para hacer un trabajo enfocado. Es otra forma muy eficaz de gestionar las actividades que realizas cada día.
Lo que hace el bloqueo de tiempo es mostrarle exactamente cuánto tiempo tiene disponible para hacer el trabajo que importa. La única forma en que podrá hacer el trabajo que importa es si tiene tiempo para hacerlo. Por eso funciona tan bien.
Para asegurarse de que el bloqueo de tiempo funcione, debe tratar cada bloqueo de tiempo como una cita confirmada. Si no lo hace, entonces no respetará el tiempo que ha reservado y el proceso de bloquear el tiempo fuera no tendrá sentido.
Gestión del tiempo: Técnica Pomodoro
La Técnica Pomodoro es donde configura un temporizador durante 25 minutos y trabaja concentrado y sin interrupciones durante esos veinticinco minutos. Luego, una vez que suena la alarma, se toma un descanso de cinco minutos y programa la alarma para otros veinticinco minutos de trabajo concentrado.
La Técnica Pomodoro es un excelente método para las personas que luchan por concentrarse en una cosa a la vez y se distraen con facilidad. Al final de los veinticinco minutos, sabes que puedes mirar otra cosa durante cinco minutos, lo que te da la motivación para seguir adelante hasta el final de los veinticinco minutos.
Hay una variedad de aplicaciones para sus dispositivos móviles y computadoras de escritorio que configurarán los temporizadores para usted y lo ayudarán a mantenerse enfocado.
Método de priorización 2+8
Similar al Método Ivy Lee, el Método de Priorización 2+8 le permite seleccionar dos tareas obligatorias y otras ocho tareas que le gustaría completar al día siguiente. Las dos tareas obligatorias deben hacerse sin importar qué. Para las ocho tareas restantes, hará todo lo posible para completarlas, pero no sería el fin del mundo si no puede completarlas.
El propósito del Método de Priorización 2+8 es centrar su atención en lo que es importante. Es por eso que usted decide qué debe agregarse a su lista el día anterior. De esta manera, cuando comience el día, sabrá exactamente lo que necesita hacer y no perderá tiempo tratando de decidir qué hacer.
Todo lo que necesita son diez minutos antes de cerrar el día para ver su lista de cosas por hacer y elegir sus prioridades para el día siguiente en función de las citas que tiene y dónde estará.
Matriz de Eisenhower
La matriz de Eisenhower se ha asociado con el ex presidente de los EE.UU., Dwight D. Eisenhower. Este método de administración del tiempo se trata menos de administrar el tiempo y más de priorizar su trabajo.
La matriz se compone de cuatro cuadrantes:
- Cuadrante 1 – Importante y urgente
- El cuadrante 2 – Importante y no urgente
- Cuadrante 3 – No importante y urgente
- Cuadrante 4 – Ni importante ni urgente
La idea es que se mantenga lo más alejado posible de los cuadrantes 3 y 4 y trate de pasar todo el tiempo que pueda en el cuadrante 2. Es el cuadrante 2 el que lo ayudará a administrar mejor su tiempo y reducir las tareas que caen en el cuadrante 1.
Las tareas del cuadrante 2 están relacionadas con el cuidado de la salud, la anticipación de problemas futuros y la planificación. Las tareas del Cuadrante 1 son las tareas que están sucediendo en este momento y necesitan su atención.
No puede evitar tareas de los cuatro cuadrantes. Por ejemplo, muchas cosas que caerán en el cuadrante 4 estarán relacionadas con el tiempo de descanso y relajación, pero demasiado de eso y no hará avanzar nada importante.
Principio de Pareto
Este no es tanto un método de gestión del tiempo sino más bien una observación que puede ayudarlo a trabajar en las cosas que le brindan los resultados positivos más significativos:
El principio de Pareto establece que para muchos resultados, aproximadamente el 80 % de las consecuencias provienen del 20 % de las causas.
Cuando se aplica a la gestión del tiempo y la productividad, esto significa que primero identifica qué tareas le darán el 80% de sus resultados. Por ejemplo, si es escritor, sentarse frente a su computadora y dedicar tiempo a escribir contribuirá proporcionalmente más al artículo o libro terminado que investigar aplicaciones y herramientas de escritura.
De manera similar, en los negocios, estar frente a su cliente tendrá un impacto mucho mayor en el desempeño de sus ventas que planificar una estrategia de ventas o crear listas de prospectos potenciales.
Si bien las tareas que contribuyen con el 20 % de sus resultados tienen su lugar, no se debe permitir que se conviertan en el lugar donde pasa la mayor parte de su tiempo. Ejemplos de esto serían los vendedores en las reuniones de personal, los maestros que escriben informes de asistencia y los dueños de negocios que realizan tareas administrativas básicas.
El Principio de Pareto es esencialmente sobre lo que se basa el Método de Priorización 2+8.
NET (En inglés No Extra Time: Sin Tiempo Extra)
NET es un poco como un comodín. Pero Tony Robbins, uno de los mejores entrenadores de negocios del mundo, aboga por este. NET funciona porque mucho de nuestro tiempo lo desperdiciamos cada día esperando que pase algo. Te anima a aprovechar este tiempo para hacer trabajo.
Por ejemplo, si está esperando que comience una reunión, puede responder a su correo electrónico o procesar su bandeja de entrada. Puede responder a algunos de sus mensajes de Slack o Microsoft Teams o investigar ideas. Nuestros teléfonos móviles nos han dado la capacidad de hacer mucho del trabajo en el que antes necesitábamos estar en un lugar fijo.
Está comprobado que funcionan
Todos estos métodos son simples y fáciles de adoptar. No necesita ningún software o herramienta sofisticados. Por ejemplo, tu calendario o una aplicación de notas funcionará perfectamente bien. También está comprobado que funcionan.
Si está buscando una forma sencilla de aumentar su productividad y sus habilidades de gestión del tiempo, entonces cualquiera de estos siete métodos de gestión del tiempo le dará grandes resultados.