Es posible que haya oído hablar mucho sobre la importancia de delegar trabajo. Pero si es un nuevo líder o gerente, no todo será diversión y juegos.
Como todo en la vida, delegar no es pan comido a menos que se haga de la manera correcta.
Es muy probable que te enfrentes a muchos obstáculos inesperados. Y, lamentablemente, no hay manera de evitarlos. Ninguna circunstancia en la vida será fácil para ti solo porque no tienes experiencia.
Afortunadamente, puede abordar estos obstáculos muy fácilmente si es lo suficientemente inteligente como para aprender. Entonces: ¿Qué delegar y qué no?
Lo crea o no, este es un paso crucial en el proceso de delegación de trabajo.
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Delegar trabajo: Tareas que siempre debes delegar
Cuando recién comienza a delegar, es bastante común sentir que está delegando demasiado trabajo. Los gerentes sin experiencia generalmente sienten que están sobrecargando a sus empleados o pidiendo a los subordinados que hagan lo que no es su trabajo.
Si bien todas estas preocupaciones son 100% válidas y siempre deben evitarse, pueden evitar que delegues el trabajo que debe distribuirse entre tu equipo. Esto anula el propósito de la delegación incluso si sabe cómo delegar tareas de manera efectiva.
Aquí hay algunas tareas que siempre debes delegar. Sin embargo, razona contigo mismo según el entorno de tu lugar de trabajo para tomar la decisión final.
Delegar trabajo: Tareas repetitivas
Cada oficina tiene una parte justa de algunos proyectos que son recurrentes y repetitivos.
Ahora, estos trabajos son siempre los mismos o incluso con una ligera variación, requieren un proceso de trabajo y un conjunto de habilidades similares. Por ejemplo, auditoría, elaboración de presupuestos, planificación de eventos, etc.
Dichas tareas deben realizarse todos los días, semanalmente, quincenalmente o mensualmente. El problema aquí es que incluso si estos trabajos son rápidos y fáciles, un gerente está perdiendo el tiempo haciéndolos. Siempre debe delegar proyectos como estos para que pueda ahorrar mucho de su valioso tiempo a largo plazo.
Al mismo tiempo, puede capacitar a sus subordinados a la perfección para trabajos como estos. Con práctica regular, sus subordinados pueden comenzar a trabajar en el nivel 5 de delegación, que es donde los empleados pueden trabajar de forma independiente.
Si desea o no categorizar los proyectos anuales en esta categoría depende de la frecuencia con la que los empleados de su organización son promovidos o reemplazados. Si las mismas personas estarán presentes para hacer el trabajo durante al menos 3 o 4 años, es mejor capacitarlas para ello.
Delegar trabajo: Trabajo que consume mucho tiempo
Una de las características más destacadas de la delegación es que ayuda a ahorrar tiempo. Por lo tanto, solo es correcto si delega el trabajo que ocupará demasiado de su tiempo.
En lugar de dedicar una semana a un proyecto, debe dedicar algunas horas a explicar el trabajo a sus subordinados y dejar que ellos se hagan cargo.
De esta manera, no solo limpiará su propio horario, sino que también hará el trabajo más rápido. Dado que la delegación se trata de distribuir el trabajo entre un equipo, más personas pueden trabajar juntas en un proyecto simultáneamente. Esto reducirá una gran parte del trabajo que implica.
Lo que esto significa es que si hay tareas que consumen mucho tiempo pero tienen un plazo corto, siempre debes delegarlas. ¡Es un método fácil e infalible para marcar grandes proyectos en su lista de tareas pendientes!
Delegar trabajo: Proyectos que potencian las habilidades básicas
Al delegar trabajo, no debe olvidar que, como líder o gerente, también debe fomentar las habilidades en sus subordinados.
Ciertos proyectos son demasiado complicados para personas que no tienen las habilidades para hacer el trabajo. Sin embargo, algunos desafíos son una forma saludable de alentar a su equipo a ampliar su conjunto de habilidades.
Si no ofreces oportunidades, tu equipo nunca crecerá. Y eso es un gran fracaso como líder de gestión.
Delegar trabajo: Lo que sea que esté más allá de la descripción de su trabajo
Cada persona en una organización tiene una descripción de trabajo definida. Estos son los deberes que la persona tiene que cumplir.
Como líder, usted también tendrá una descripción del trabajo y no tiene que hacer nada más allá de eso, a menos que no haya nadie más capacitado para hacerlo.
Idealmente, todo lo que no sea parte de la descripción de su trabajo debe ser delegado. Esto no se hace con intenciones egoístas. En cambio, es importante hacerlo, o de lo contrario no tendrá suficiente tiempo para cumplir con las tareas que en realidad son parte de su trabajo.
Las cosas que están fuera de la descripción de su trabajo son generalmente tareas que su equipo puede hacer fácilmente. Incluso si enfrentan dificultades, solo debe ofrecer ayuda y asistencia en lugar de asumir todo el trabajo.
Tareas interesantes
Mantener a los empleados interesados en lo que hacen es un trabajo difícil que debe hacer un gerente. Para mantener altos los niveles de motivación, debe delegar un trabajo más divertido. Cosas que a sus empleados les gustará hacer.
Entonces, por ejemplo, si ha notado que su equipo disfruta de las tareas al aire libre, asígneles trabajos que requieran trabajo fuera de su edificio de oficinas. Otras tareas interesantes incluyen investigación de campo, planificación de eventos, etc.
Trabajo en el que sus subordinados son más hábiles
El hecho de que esté liderando un grupo de personas no significa que tenga todas las habilidades que ellos no tienen.
Puede haber algo en lo que sus subordinados sean mucho mejores. Por ejemplo, es posible que no esté muy orientado a la tecnología, pero alguien de su equipo podría estarlo.
Por lo tanto, los trabajos que requieren habilidades en las que alguien de su equipo es mejor siempre deben delegarse. No lo tomes como algo personal ni lo conviertas en una cuestión de ego.
Tareas que nunca debes delegar
Por lo general, una vez que un gerente se siente cómodo con la delegación de trabajo, todas las preocupaciones que existían anteriormente desaparecen. Si bien eso es algo bueno, algunos líderes pueden comenzar a ignorar esos problemas por completo.
Pueden delegar en exceso y asignar tareas que no están en la descripción del trabajo de los subordinados. A veces, los gerentes delegan cada tarea y se quedan atrás con mucho tiempo libre.
Para evitar que esto suceda, nunca debe delegar las tareas con la siguiente naturaleza. Sin embargo, la decisión final depende de la naturaleza de la tarea exacta y de su lugar de trabajo.
Trabajo que lleva mucho tiempo explicar
Imagina pasar 3 horas explicando algo que tú mismo podrías haber hecho en 30 minutos. Eso derrota toda la esencia de la delegación, ¿no es así?
Entonces, si algo necesita una explicación profunda y tiene un manual de instrucciones largo, aunque la tarea en sí no sea tan elaborada, lo mejor es evitar delegarla. Del mismo modo, si cree que puede hacer un trabajo más rápido, hágalo.
Trabajos confidenciales
Ciertos asuntos simplemente no se pueden poner en manos de los empleados.
Los trabajos confidenciales y de alta prioridad nunca deben delegarse. Estas tareas son muy importantes, por lo que su experiencia debería ser útil. Además, asignar dichos trabajos al equipo puede provocar una violación de la privacidad y otros problemas similares.
Las tareas de toma de decisiones, como las evaluaciones, la contratación de empleados y otras cosas similares, también se incluyen en la misma categoría.
Gestión de crisis
Cada organización tiene que planificar para el peor de los casos. Tales decisiones son de gran importancia. No puede arriesgarse a dejar que su equipo, que generalmente tiene menos experiencia que usted, tome estas decisiones.
Debe planificar y desarrollar el futuro de su organización usted mismo. Los subordinados simplemente no están en posición de hacer estos trabajos debido a la falta de exposición y nivel de responsabilidad.
Tareas aburridas
Como se mencionó anteriormente, debe mantener a los empleados interesados y altamente motivados. Las tareas aburridas pueden desmotivar a los empleados. Quitan el entusiasmo que eventualmente reduce la calidad del resultado producido.
Mantén las tareas aburridas para ti. Este es un sacrificio que tendrás que hacer para mantener alta la moral de tu equipo.
Trabajo muy específico
Esto solo es aplicable a un trabajo que ya está dividido en una pequeña tarea. Hay poco o ningún espacio para la creatividad, y las instrucciones son muy detalladas y exactas. Ahora, las expectativas son producir un resultado que sea exactamente lo que se solicita. Dado que tales tareas son demasiado específicas, solo una persona debe realizarlas.
Si se delega un proyecto como este, existe una alta probabilidad de ligera variación en los resultados causada por los subordinados individuales. Por lo tanto, la mejor opción es que realices tareas como estas por tu cuenta.
Al final, depende de cómo sopesas cada escenario
Puede haber excepciones en las que tendrá que oponerse a las sugerencias antes mencionadas. Pero, en su mayor parte, estas son bastante universales.
Entonces, comience su viaje de delegar trabajo con éxito usando estos consejos de hoy.