Se necesita compromiso para mantenerse enfocado y hacer que su semana sea productiva. Una investigación realizada por la Universidad de California reveló que necesitas 30 minutos para volver a concentrarte después de distraerte con una tarea. Con tantas distracciones atrayendo nuestra atención, ¿cómo podemos completar nuestras listas de tareas semanales?
Con la introducción de nuevas tecnologías y la popularización del trabajo remoto, puede esperar más y más distracciones. Mientras tanto, es posible liberarse de la presión cuando domina cómo organizar sus quehaceres, tareas y responsabilidades con listas de tareas pendientes semanales.
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¿Qué son las listas de tareas semanales?
Una lista de tareas pendientes es un cronograma que detalla lo que necesita y cuándo debe hacerlo para permitirle simplificar su vida y mejorar la gestión de tareas. Puede planificar su lista de tareas pendientes cada semana para asegurarse de que está logrando lo que importa.
Esto es lo que hacen bien las listas de tareas diarias y dónde se quedan cortas:
Ventajas de las listas de tareas pendientes
Listas de tareas: Evitan que te olvides de las tareas diarias
Cuando tienes mil cosas zumbando en tu cabeza, es fácil dejar que algo se te escape. Una vez que haya organizado sus tareas semanales, una lista de tareas pone todo ese ruido en el papel, para que no olvide nada. También libera la capacidad cerebral, por lo que no tienes que despertarte en medio de la noche con la sensación de hundimiento de que has olvidado algo.
Listas de tareas: Organizan tu día
Hoy en día el trabajo remoto está en auge. Y junto con eso, una caída en la productividad. Si trabaja desde casa, sabe lo complicado que puede ser darle rutina y estructura a su día. Pero una lista de cosas por hacer con tareas diarias específicas para trabajar le da impulso a su día.
Listas de tareas: Te motivan
La mejor parte de una lista de tareas pendientes es tachar un elemento. Las pequeñas recompensas como estas te dan una sensación de logro que puede motivarte a trabajar más duro.
Contras de las listas de tareas pendientes
Causa ansiedad fácilmente
Por otro lado, una lista de cosas por hacer podría terminar causándole más estrés. Las interrupciones inesperadas en su día de trabajo ocurren todo el tiempo, y cuando lo hacen, puede terminar rezagándose en su lista. No cumplir con las tareas diarias que planeó puede generar sentimientos de culpa y fracaso, lo que puede desmotivarlo.
Sin priorización
La mayoría de las listas de tareas son simplemente lo que parecen: una lista básica de elementos. Una lista de tareas pendientes no prioriza las tareas en orden de importancia. A menos que los clasifiques, es más probable que completes primero las tareas más fáciles y termines postergando las más grandes.
Falso sentido de la productividad
Poner la pluma en el papel puede darte una falsa sensación de logro cuando en realidad aún no has hecho nada. Es fácil dedicar tiempo a armar una lista excelente, pero la parte difícil es hacerlo. No dejes que tu lista de cosas por hacer te engañe haciéndote creer que tu trabajo está hecho. Continúe trabajando duro también.
No considerar el panorama general
Las listas de tareas, al menos las listas de tareas diarias, solo se centran en un solo día. Debido a esto, no se crean teniendo en cuenta el panorama general y no pueden medir el progreso de sus objetivos a largo plazo.
Ahí es donde entra en juego una lista semanal de tareas pendientes.
Por qué funcionan las listas de tareas semanales
A diferencia de las listas de tareas diarias, una lista de tareas semanales analiza el panorama general. Al escribir su lista, evalúa su progreso general y hace preguntas como:
- ¿Qué tan bien logré las metas de la semana pasada?
- ¿Dónde estoy ahora en el contexto de mis objetivos a largo plazo?
- ¿Qué puedo hacer esta semana para acercarme a estas metas?
Eso requiere una reflexión más profunda. Le pide que elabore una estrategia sobre cómo puede usar la próxima semana para estar alineado con su plan a largo plazo. Su lista de tareas pendientes semanales debe ser un plan de juego pequeño para acercarse a esos grandes objetivos.
Otra gran ventaja de las listas de tareas pendientes semanales es que miden su progreso semanal. Al escribir una lista, asigna objetivos medibles que desea completar en la semana. Esa podría ser la cantidad de módulos del curso que desea terminar, por ejemplo.
En general, las listas de tareas pendientes semanales son una excelente alternativa a una lista de tareas pendientes regular.
¿Qué tan largas deben ser sus listas de tareas semanales?
Una lista semanal de tareas pendientes debe tener entre 15 y 30 elementos. En otras palabras, debe planear completar alrededor de 3 a 6 tareas diarias. Tu lista semanal de tareas debe tener suficiente para desafiarte, pero no para abrumarte. Debe ser ambicioso pero no poco realista.
Sin embargo, el número exacto depende de:
- La escala de sus tareas: las tareas más grandes, como proyectos de investigación o un artículo de 5000 palabras, consumen mucho tiempo, así que programe menos de estas.
- Tu disponibilidad laboral: el número de horas que eres capaz de dedicar a tu trabajo determina el número de tareas diarias que puedes realizar.
Encuentra una figura que funcione para ti.
En general, las personas tienden a sobrestimar cuánto pueden hacer en el espacio de una semana. Así que manténgalo manejable. Y si descubre que ha sido demasiado ambicioso, no se preocupe. Siempre puede transferir las tareas incompletas a la próxima semana.
Cómo planificar sus listas de tareas semanales
Siga estos pasos para prepararse para la próxima semana con una lista completa y sencilla de tareas pendientes.
Seleccione un canal
Es importante encontrar un medio que funcione para sus listas de tareas. Puede usar un bolígrafo y una lista de tareas para imprimir o aprovechar las aplicaciones para administrar sus listas de tareas semanales.
Sin embargo, la investigación sugiere que puedes recordar mejor la información cuando escribes a mano. En última instancia, encuentra lo que te ayuda a motivarte más y apégate a eso.
Desarrolla múltiples listas
Tus listas múltiples deben contener:
- Lista maestra
- Una lista de proyectos semanales
- Lista de alto impacto
Su lista maestra incluye todas las tareas que desea lograr a largo plazo. Por ejemplo, completar todos los cursos, limpiar la bañera, etc. Su lista de proyectos contiene todas las tareas que requieren su atención en los próximos siete días. Y luego, su lista de alto impacto, o lista HIT, incluye tareas que debe atender dentro de 24 horas.
Todas las noches, identifique los elementos que necesita mover de su lista de tareas semanales a su lista HIT para el día siguiente.
Hazlo simple
Sus listas de tareas pendientes semanales no deberían ser intimidantes. Puede simplificar su lista HIT resaltando las tareas y responsabilidades que desea completar hoy y dividirlas en dos. Diez elementos son perfectos para su lista HIT.
Comience su lista HIT con 2 ó 3 tareas importantes que debe realizar dentro de 24 horas. De esa manera, no perderá el tiempo limpiando la bañera en lugar de completar la presentación que debe presentarse mañana por la mañana.
Descomponer los objetivos
En lugar de tener un elemento como «trabajar en un libro de Kindle», puede ser más específico haciendo que sus objetivos sean más manejables. De esa manera, eliminarás el factor miedo. Podría tener algo como: escribir el resumen del libro el lunes, escribir el primer capítulo el martes y el siguiente capítulo al día siguiente.
Incluir información detallada
Debe respaldar cada elemento de su lista de tareas semanales con información para completar la tarea. Por ejemplo, si un elemento dice «registrarse en un curso», debe incluir el sitio web y el título del curso. De esa manera, se ahorra el tiempo de buscar información más adelante.
Tiempo de cada elemento
Tiene 10,080 minutos cada semana para completar todas las tareas en sus listas de tareas semanales. Es razonable asignar tiempo para cada elemento de su lista. Por ejemplo: escriba la introducción de 9 a. m. a 12 p. m., limpie la bañera de 4 a 5 p. m., recoja algunas compras en el supermercado de 5 a 6 p. m. Una vez que su tiempo expira, pasa al siguiente elemento.
Establecer pausas
Necesitas descansar un poco después de limpiar la bañera antes de salir. Puede asignar 15 minutos para relajar la mente o prepararse para la siguiente tarea.
Hazlo visible y público
Puede compartir su lista de tareas pendientes con su amigo responsable. Además, escríbalo en sus notas adhesivas o agregue tareas a un calendario digital accesible para todos los miembros del equipo.
Asignar tiempo para la programación
Se necesita tiempo para preparar sus listas semanales de tareas y el mejor enfoque es programar un tiempo para esa tarea. Bloquee su viernes por la tarde para organizar elementos en sus listas de tareas semanales.
Ahora bien, no basta con preparar tus listas de tareas semanales; necesita dominar cómo priorizar con la lista para obtener la máxima productividad.
Cómo priorizar las listas de tareas pendientes
Utilice las siguientes técnicas para maximizar su productividad a través de la priorización.
Concéntrese en una tarea a la vez
Es consciente de qué tarea necesita atención urgente. Todo lo que necesita es concentrarse en esa tarea y su fecha de vencimiento antes de realizar la siguiente.
No es una lista larga lo que mata, sino la multitarea.
Si elige no realizar múltiples tareas, se dará cuenta de que puede lograr un progreso notable en proyectos difíciles. No solo eso, sino que su nivel de estrés disminuirá y encontrará más alegría en las tareas que está completando.
Evalúa tu progreso semanal
No es fácil seleccionar algunos planes importantes para cada semana. Por eso es necesario reflexionar cada fin de semana sobre lo que funcionó la semana anterior y lo que no.
Además, cada vez que complete una tarea, no solo la marque como «completada», sino etiquétela como «progreso».
El viernes por la noche, evalúe su lista de Progreso y estudie cada elemento. ¿Cómo puede ser mejorado? Siga este proceso cada semana.
Pide ayuda
A veces, las cosas se salen de control. La mejor estrategia es solicitar la ayuda de sus compañeros de equipo, gerentes o socios responsables.
Evite posponer las actividades que van más allá de sus capacidades.
Aprende a decir no
A veces, te sientes obligado a dar tu consentimiento a cada solicitud y prefieres sacrificar todos los elementos de tu lista de tareas semanales para decir que sí.
Di no a las cosas que tu horario y tu energía no pueden acomodar. Haga lo que cuenta para sus objetivos a largo plazo.
Concéntrese en los resultados, no en el método
Centrarse en los resultados le ayuda a determinar cómo evaluar su logro. Si se enfoca en los métodos, puede que le resulte difícil decir si se ha logrado un elemento.
Un enfoque orientado a los resultados le permitirá marcar su objetivo como «progreso».
Comparte tu estrategia de productividad
Cuando compartes en qué estás trabajando con tus compañeros de equipo, te ayuda a disfrutar de un máximo nivel de apoyo. Además, cuando haya realizado sus objetivos, comparta los resultados con su equipo e inspírelos a hacer lo mismo.
Elige temas para tu semana
Si tiene diferentes tareas, puede dividir sus listas de tareas semanales en cinco días de diferentes secciones de trabajo. Luego, saca esas tareas cada semana. Asegúrese de llevar a sus compañeros de equipo en el enfoque de su día.
Jack Dorsey, el CEO de Twitter, estaba muy concentrado cuando trabajaba 80 horas a la semana en dos empresas. Estaba excepcionalmente concentrado en planificar su día, por lo que desarrolló un tema para su semana:
- Lunes: Atender temas de gestión
- Martes: Trabajo en productos
- Miércoles: Marketing, comunicaciones y crecimiento
- Jueves: Desarrolladores y asociaciones
- Viernes: Cultura corporativa
Steve Jobs también fue productivo debido a su plan consistente. Sostuvo reuniones ejecutivas los lunes, mientras que los miércoles los dedicó a publicidad y marketing.
Las listas de tareas pendientes semanales pueden ser una gran herramienta
Las listas de tareas pendientes semanales pueden ser una gran herramienta para mantenerte responsable y concentrado en la tarea. Use sus listas de tareas pendientes para maximizar su tiempo logrando un conjunto más pequeño de tareas importantes y haciendo lo mejor que pueda.
Practique la priorización completando primero sus tareas más importantes y siéntase productivo de inmediato. Esto te motivará a pasar el resto de la semana.