¿Por qué siempre parece que hay mucho que hacer en muy poco tiempo? Si desea saber cómo aprovechar el tiempo para lograr sus objetivos personales, financieros y profesionales sin sentirse agotado al hacerlo, siga leyendo.
Todos tenemos sólo 24 horas en un día. Y, sin embargo, ¿por qué hay algunas personas que pueden hacer malabarismos fácilmente con un trabajo de tiempo completo, desarrollar sus actividades secundarias y disfrutar de un tiempo de calidad con familiares y amigos sin sudar, mientras que otras apenas pueden encontrar tiempo para hacer algo más que trabajar y dormir?
El secreto está en el aprovechamiento del tiempo. Tener suficiente tiempo no se trata de trabajar más duro. Sino de trabajar de manera más inteligente y tomar decisiones más intencionales para optimizar tu vida.
¿Qué significa aprovechar el tiempo?
Antes de sumergirse en cómo incorporar el aprovechamiento del tiempo en su ajetreada vida, es esencial tener una comprensión firme de lo que significa aprovechar el tiempo.
El aprovechamiento implica el uso de recursos para obtener una «ventaja». Tal como lograr sus objetivos de manera más eficiente.
El tiempo es posiblemente el recurso más escaso. Comprender que el tiempo es finito y que usted tiene el control de cómo usa su tiempo son principios fundamentales del uso del aprovechamiento del tiempo para optimizar su vida.
Implica lograr el resultado más significativo con el menor esfuerzo posible. Aprovechar el tiempo no significa trabajar más de 12 horas al día, los 7 días de la semana. Y arriesgar su salud física y mental para lograr sus objetivos.
Más bien, aprender a aprovechar el tiempo le permite alcanzar los mismos objetivos que si estuviera trabajando todo el día y la noche. Excepto que no tiene que sentirse constantemente sobrecargado de trabajo, estresado y abrumado.
Aprovechar el tiempo implica usar el tiempo de otras personas para delegar tareas que pueden hacer por usted
Y/o usar la tecnología y el poder de la automatización para trabajar de manera más inteligente, no más difícil. Hay un tiempo que tienes en un día determinado. Por lo tanto, solo hay un límite que puede lograr por su cuenta por día.
Sin embargo, al usar el tiempo de los demás y aprovechar la tecnología para automatizar su vida, podrá lograr sus objetivos de manera más eficiente. Sin necesidad de comprometer su salud y bienestar.
Esto aumenta su productividad al poder delegar tareas de nivel inferior (es decir, responder correos electrónicos, limpiar su casa, incluso pasear a su perro) a otras personas que también pueden hacer esas mismas tareas por usted a un ritmo determinado.
Si bien delegar estas tareas de nivel inferior tiene un costo, la cantidad de tiempo que recupere le permitirá dedicar más atención a tareas de nivel superior.
E incluso compromisos/oportunidades personales que pueden mejorar significativamente su vida personal y su carrera profesional ( es decir, desarrollar una estrategia comercial, administrar mejor a su personal, pasar tiempo de calidad con sus seres queridos).
Algunas de las personas más exitosas de nuestra generación, Mark Zuckerberg y Elon Musk, incluso usan este poder para administrar y escalar con éxito sus empresas delegando intencionalmente tareas a las personas adecuadas para hacer crecer sus negocios de manera efectiva.
Si bien es posible que no dirija una empresa multimillonaria, si es un emprendedor y puede delegar algunas tareas en las personas adecuadas y esto puede ayudarlo a lograr sus objetivos de manera más eficiente. Así como garantizar que no tenga que comprometer tiempo de calidad con amigos y familiares para lograr sus objetivos.
Cómo aprovechar el tiempo para aumentar la productividad
Si tiene curiosidad acerca de cómo aprovechar el tiempo para lograr objetivos de manera más eficiente en su vida, considere:
- aprovechar tu propio tiempo
- aprovechar el tiempo de otras personas
Es importante ser consciente de dónde se encuentra en términos de cómo puede aprovechar su tiempo con éxito.
Si recién está comenzando su negocio, es posible que todavía no tenga tanto dinero y recursos para aprovechar el tiempo de otras personas para hacer crecer su negocio. Sin embargo, aún puede aprovechar su propio tiempo para hacer crecer su negocio de manera efectiva.
Aprenda a aumentar su productividad y resultados aprovechando tanto su propio tiempo como el de los demás:
Aproveche su propio tiempo
Si bien todos tenemos un tiempo limitado, eso no significa que no haya formas efectivas de aprovechar su propio tiempo para lograr sus objetivos de manera eficiente. Use estos tres consejos para ayudar a aprovechar su propio tiempo de manera más efectiva.
FIJAR METAS MÁS INTELIGENTES
Una de las formas más importantes de aprovechar su propio tiempo es definir cuáles son sus objetivos y diseñar un plan concreto sobre cómo va a lograr esos objetivos específicos.
Probablemente haya oído hablar de los objetivos SMART (acrónimo de inteligente en inglés), pero ¿qué pasa con los objetivos SMARTer?
Muchas personas no logran sus objetivos porque es posible que no entiendan realmente por qué quieren lograr ciertos objetivos.
Comprender por qué quiere lograr ciertas metas puede ayudarlo a distinguir entre lo que quiere (su meta percibida) y el propósito detrás de la meta que está estableciendo. De esta manera, puede hacer ajustes a sus objetivos para asegurarse de que realmente se alineen con el propósito detrás del objetivo. Esto también es lo que hace que un objetivo sea más SMART.
Una vez que comprenda el «por qué» detrás de sus objetivos, es hora de trabajar para establecer objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes, con límite de tiempo) que se alineen con su propósito, al mismo tiempo que le brindan un sentido de responsabilidad para lograrlos con éxito.
Establecer objetivos específicos es solo uno de los cinco factores que componen el sistema de objetivos SMART.
Un excelente ejemplo de por qué es importante establecer objetivos claros es la teoría del establecimiento de objetivos de Edwin Locke. Se refiere al poder de establecer metas para mejorar el desempeño general en el sentido de que aquellos que establecen metas específicas y más difíciles tienen más probabilidades de alcanzar esas metas en comparación con las personas que establecen metas más generales y fáciles.
PRIORIZAR
Priorizar su tiempo es otra forma de aprovechar su propio tiempo. Implica concentrar más tiempo y energía en tareas significativas e importantes y dedicar menos tiempo a tareas pequeñas y menos significativas.
Por lo tanto, es esencial comprender la distinción entre tareas que son importantes y no tan importantes. En lugar de completar todas sus tareas al azar, asegúrese de calificar primero el valor de cada tarea.
De esta manera, puede comenzar y dedicar intencionalmente la mayor parte del tiempo a estas tareas más valiosas primero y avanzar hacia abajo.
UTILIZAR TECNOLOGÍA Y AUTOMATIZACIÓN
En la era digital actual, existen innumerables formas de utilizar la tecnología para aprovechar su tiempo y automatizar sus rutinas que, de otro modo, le quitarían un tiempo valioso de su día.
Te sorprendería saber todos los diferentes procesos y rutinas que realizas constantemente y que pueden automatizarse fácilmente para hacer más en menos tiempo.
Una variedad de software de automatización hoy en día brinda la capacidad de personalizar, automatizar y luego ejecutar tareas bastante mundanas que no necesitan mucha asistencia o guía humana.
Las principales herramientas de automatización que se pueden usar para completar de manera más eficiente las tareas diarias incluyen:
- Calendario de Google
- Calendly
- Alfred
- 1Password
Aproveche el tiempo de los demás
Llega un punto en el que no puede hacer mucho para aprovechar su propio tiempo antes de necesitar contratar ayuda. Si bien aprovechar el tiempo de los demás puede ser una excelente manera de lograr sus objetivos más rápido, también puede ser desastroso si no se toma el tiempo para encontrar a las personas adecuadas para delegar sus tareas.
Aquí hay algunos consejos útiles sobre cómo aprovechar el tiempo de los demás para lograr sus objetivos de manera más eficiente al trabajar con las personas adecuadas.
DESARROLLAR DIRECTRICES Y PLANES CLAROS
Establecer una guía simple pero completa para su equipo por adelantado puede ahorrarle tiempo y muchos dolores de cabeza en el futuro. Es esencial que le exponga a las personas a las que está delegando sus tareas:
- Lo que deben hacer
- Cuándo deben hacerlo
- Cómo pueden realizar estas tareas para cumplir con sus estándares.
Si bien algunas tareas, como enviar correos electrónicos, pueden ser tan simples como crear una plantilla de correo electrónico para que la sigan sus nuevos empleados, otras tareas, como analizar datos para su negocio o crear contenido para hacer crecer su negocio, pueden no ser tan sencillas.
Aquí es donde es de suma importancia crear una guía completa para que la siga su equipo. Esto no solo le ahorrará tiempo a largo plazo para que su equipo no tenga que hacerle preguntas constantemente para comprender cómo hacer la tarea de manera efectiva. Sino que también garantizará que el trabajo que realiza su equipo cumpla con sus expectativas.
Por lo tanto, establecer pautas y planes claros para que su equipo los siga por adelantado ayuda a que todo su equipo trabaje de manera eficiente. De esta manera, su equipo tiene todos los recursos y herramientas adecuados a su disposición para resolver problemas de manera efectiva y crear un trabajo de calidad, sin tener que depender de usted.
Para tareas más complejas que pueden confundir a su equipo, considere crear videos de capacitación que recorran el proceso de principio a fin que le gustaría que complete su equipo. De esta manera, la persona puede volver a ver el video una y otra vez y, si todavía está confundida, comunicarse con usted para que la guíe.
DELEGAR
Si bien delegar tareas puede sonar aterrador, es esencial para aumentar efectivamente su productividad y lograr sus objetivos. Sin embargo, debe crear el equipo adecuado para delegar sus tareas. No encontrar a la(s) persona(s) adecuada(s) para delegar sus tareas puede ser perjudicial e impactar negativamente en su progreso hacia el logro de sus objetivos personales y profesionales.
Algunas reglas de delegación importantes para recordar incluyen:
Identificar a la(s) persona(s) adecuada(s) para completar ciertas tareas. Por ejemplo, si una persona es excepcional en la creación y organización de datos en Excel, delegue dichas tareas relacionadas con los datos a esa persona.
Sea específico y claro acerca de las expectativas sobre cómo completar la tarea de manera efectiva. Sin embargo, resista la tentación de microgestionar, ya que esto perjudicará el rendimiento y la productividad de sus empleados.
Proporcione apoyo cuando sea necesario para garantizar que su empleado tenga todos los recursos y la información necesarios para completar sus tareas.
TRAER EXPERTOS Y CONSULTORES
Es mejor dejar algunas cosas en manos de los expertos. La presentación de expertos y consultores puede ser una excelente manera de llenar los vacíos de conocimiento, habilidades y experiencia en su equipo actual que pueden estar perjudicando la capacidad de su empresa para hacer su mejor trabajo de la manera más eficiente posible.
Los expertos no solo pueden maximizar el rendimiento de su negocio, sino también aportar nuevas ideas, perspectivas y antecedentes para sobresalir en su negocio.
El tiempo es limitado
Sin embargo, el aprovechamiento del tiempo puede mejorar significativamente la calidad de sus resultados, ayudarlo a lograr sus objetivos de manera más eficiente, sin sentirse constantemente agotado y abrumado.
Aprender a aprovechar el tiempo, el suyo y el de otras personas es importante para alcanzar sus objetivos de manera más eficiente, sin tener que comprometer su salud o la calidad de su trabajo.
Si ha estado buscando formas de llevar su negocio al siguiente nivel o simplemente está buscando encontrar más equilibrio en su día para desarrollar su vida profesional y personal, intente aprovechar su tiempo.
Al ser intencional con la forma en que usa su tiempo y seguir las formas anteriores para aprovechar su tiempo, puede alcanzar sus objetivos de manera más efectiva sin sentirse estresado, agotado y presionado para sacrificar tiempo de calidad con sus seres queridos en el proceso.