Todos somos culpables de posponer las cosas de vez en cuando; siempre hay algo más interesante que el trabajo que tenemos entre manos. Por lo general, pensamos que no es gran cosa, ya que una fecha límite es nuestra mayor inspiración y hacemos nuestro mejor trabajo cuando estamos inspirados. Incluso podemos bromear al respecto mientras nos convertimos en víctimas de los diversos tipos de procrastinación.
Sin embargo, la procrastinación es una gran pérdida de tiempo y puede perjudicar enormemente la productividad.
Una encuesta en 2015 encontró que, en promedio, una persona pierde más de 55 días al año procrastinando, desperdiciando alrededor de 218 minutos todos los días haciendo cosas sin importancia.
Debemos luchar contra la procrastinación hasta la médula y podemos hacerlo si somos más conscientes de nosotros mismos y de este mal hábito llamado procrastinación. Solo así podremos tener éxito en alcanzar nuestros objetivos.
5 tipos de procrastinación (y cómo solucionarlos)
Hay 5 razones comunes por las que las personas posponen las cosas. Para ayudarlo a identificar la razón por la cual pospone las cosas fácilmente, aquí hay 5 tipos de procrastinación y procrastinadores.
Tipos de procrastinación: el perfeccionista
Ellos son los que prestan demasiada atención a los detalles menores. El perfeccionista tiene miedo de comenzar la tarea en cuestión porque se estresa por hacer bien cada detalle. También pueden quedarse atascados en el proceso, incluso cuando han comenzado, ya que están demasiado asustados para seguir adelante.
Consejos para el perfeccionista
En lugar de dejar que tu obsesión por los detalles ocupe todo tu tiempo, ten claro el propósito de tus tareas y asigna un límite de tiempo a cada una para lidiar con este tipo de procrastinación. Esto lo obligará a mantenerse enfocado y terminar su tarea dentro del marco de tiempo.
Por ejemplo: Si va a escribir un informe, primero tenga claro el propósito del informe.
Si el objetivo de tener el informe es presentar claramente los cambios en los datos durante los últimos meses, no se preocupe demasiado por escribir muchas palabras delicadas; más bien, concéntrese más en las cifras y los gráficos. Solo asegúrese de que se pueda alcanzar la meta y realmente no hay necesidad de trabajar en cosas que no lo ayuden a lograr la meta final.
Tipos de procrastinación: El Soñador
Es alguien que disfruta más haciendo el plan ideal que tomando medidas. Son muy creativos, pero les resulta difícil terminar una tarea.
Consejos para el soñador
Para evitar dejarse llevar por su imaginación sin fin con este tipo de procrastinación, vuelva a poner los pies en el suelo y establezca metas específicas (y alcanzables) para cada día. Establezca una meta y divida el plan en pequeñas tareas en las que pueda tomar medidas de inmediato.
Por ejemplo: Si sueñas con despertarte más temprano todos los días, establece una meta clara: “En 3 semanas, me despertaré a las 6:30 am todos los días”.
Luego, divide este objetivo en tareas más pequeñas:
- Desde esta noche en adelante, me iré a dormir antes de las 11:00 p. m.
- Pondré la alarma para que me recuerde ir a dormir
- Programar reuniones de amigos más temprano para poder irme a dormir temprano
- Durante la primera semana, me despertaré a las 7:30 a. m., incluso los días no laborables.
- Ir a correr o nadar por la mañana los fines de semana
Además, debes reflexionar sobre tu progreso mientras trabajas. Realice un seguimiento de su entrada y salida para cada tarea, de modo que pueda saber fácilmente qué tareas son solo una pérdida de tiempo con poca importancia. Esto puede ayudarlo a concentrarse en hacer las cosas que brindan resultados positivos, lo que mejorará la productividad.
Tipos de procrastinación: El Evitador / Auto-Saboteador
Los que se preocupan tienen miedo de asumir tareas que creen que no pueden manejar. Prefieren posponer el trabajo que ser juzgados por otros cuando terminan cometiendo errores.
Consejos para el Evitador
Revisar los correos electrónicos parece tentador, pero no hagas que responder correos electrónicos sea lo primero en tu lista de tareas pendientes. La mayoría de las veces, los correos electrónicos no son importantes, pero te roban tiempo y energía mental antes de que te des cuenta.
En su lugar, concéntrese primero en lo peor para abordar este tipo de procrastinación. Pase la mañana trabajando en lo que le resulte más desafiante. Esto le dará una sensación de logro y le ayudará a generar impulso para un día productivo por delante.
Trate de dividir sus tareas en subtareas más pequeñas. Comprenda cuánto tiempo y energía se necesita realmente para una tarea determinada y haga cálculos realistas.
Por ejemplo: Un informe de 2000 palabras parece requerir mucho tiempo y esfuerzo, y da miedo empezar a trabajar en él. Pero, ¿hay alguna forma de dividir esto en partes más pequeñas para que parezca menos aterrador? Puedes probar esto:
- Introducción: alrededor de 100 palabras (15 min)
- Tabla de contenido (5 minutos)
- Informe sobre el estado financiero: un cuadro con texto de apoyo de 100 palabras (20 min)
- Caso de estudio: 3 casos basados en el nuevo modelo de negocio con alrededor de 400 palabras cada uno (alrededor de 40 minutos cada uno)
- Conclusión: alrededor de 800 palabras (30 min)
¿Parece mucho más fácil ahora?
Tipos de procrastinación: el hacedor de crisis
El hacedor de crisis retrasa deliberadamente el trabajo hasta el último minuto. Encuentran emocionantes los plazos (las crisis) y creen que funcionan mejor cuando trabajan bajo presión, lo que hace que administren mal su tiempo.
Consejos para el hacedor de crisis
Verse obligado a apresurar el trabajo porque tendrá un mejor desempeño es solo una ilusión porque en realidad no le deja espacio para revisar el trabajo para mejorarlo después con este tipo de procrastinación.
Si siempre dejas el trabajo para última hora, prueba a utilizar la técnica Pomodoro, desarrollada por el empresario italiano Francesco Cirillo.
Se enfoca en trabajar en ráfagas cortas e intensamente enfocadas y luego darse un breve descanso para recuperarse y comenzar de nuevo.
Por ejemplo: Use un temporizador y divida su trabajo complejo en sesiones pequeñas y manejables. Entre las sesiones pequeñas, tómese un descanso para recuperarse.
Si bien darle a su cerebro un descanso regular puede mejorar en gran medida su rendimiento al recargar la energía de su cerebro, haber completado las tareas antes le permite tener suficiente tiempo para realizar su trabajo nuevamente y hacerlo aún mejor.
La abeja ocupada
Este tipo de postergadores son los quisquillosos. Tienen problemas para priorizar tareas porque tienen demasiadas o se niegan a trabajar en lo que consideran indigno de su esfuerzo. No saben cómo elegir la tarea que es mejor para ellos y simplemente posponen la toma de decisiones.
Consejos para el procrastinador ocupado
Tienes que tener tus prioridades claras cuando te encuentras con este tipo de procrastinación. Las tareas importantes deben tener prioridad sobre las urgentes porque «urgente» no siempre significa importante. Tienes tanto tiempo y energía y no quieres desperdiciar eso en cosas que no importan.
Identifique el propósito de su tarea y el resultado esperado. Las tareas importantes son las que agregan valor a largo plazo.
Responder a un correo electrónico que dice «Por favor, contáctame lo antes posible» parece ser urgente, pero antes de responder ese correo electrónico, piensa en lo importante que es en comparación con otras tareas.
Por ejemplo:
Imagina que el correo electrónico lo envía un cliente que pregunta sobre el progreso de un proyecto y quiere que le respondas lo antes posible; al mismo tiempo, tiene otra tarea: solucionar el problema de logística que está afectando a todos los proyectos en curso. ¿Cuál debes manejar primero?
El costo de tiempo para responder un correo electrónico es bajo, pero el beneficio también es muy bajo porque solo está satisfaciendo la solicitud de un cliente. Resolver el problema de logística probablemente lleve mucho más tiempo, pero también vale mucho más la pena porque al solucionar el problema, se están ahorrando todos los proyectos, beneficiando a toda la empresa.
La gente sigue retrasando el trabajo por miedo
Puede notar que la mayoría de las características de los procrastinadores tienen que ver con su forma de pensar. La gente sigue retrasando el trabajo por miedo. Esta es exactamente la razón por la cual modificar nuestra actitud hacia el trabajo puede ayudarnos a dejar de procrastinar.
Cambiar su mentalidad puede parecer mucho trabajo, pero al hacer las cosas más pequeñas todos los días, se está acostumbrando a la forma en que maneja el trabajo, desde establecer metas hasta dividir tareas y evaluar los valores de cada tarea.